(현직 실무자가 알려주는) 논쟁을 최소화 하는 방법

무역업무를 하다보면 모든 과정이 이슈 포인트이다. 모든 협상과 논의 과정에서 계속해서 이슈가 발생하고, 여러가지 Case가 존재하게 되는 이를 최소화 할 수 있는 방법에 대해서 소개한다. 똑같은 것이어도 외국어로 대화를 하는 경우가 많아서 나는 분명하게 이야기를 했다고 하더라도 나중에 보면 각자가 이해했던 바가 다르고 서로 '이게 맞는냐, 저게 맞느냐'에 하면서 논쟁에 부딪히게 된다.

 

똑같은 일을 하는데, 누군가는 하루가 정신없이 바쁘지만 누구는 그 시간 안에 커피도 마시고 여유 있을 수 있다는 점을 마음 속에 담아두었으면 좋겠다.

 

 

내가 찾은 논쟁을 최소화 하는 방법은 계속해서 중간 정리를 하면서 업무를 진행하는 것이다.

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예를 들어 보자, 이번달 선적 업무를 진행하려고 계획하고 있다면 월초에 해당 건에 대하여 정리된 List를 사전에 공유하고 가격이나 Payment Term에 대하여 Confirmation을 줄 것을 요청하고 시작한다.

나중에 배선까지 모두 확보해두었거나 물건은 이미 항구에 나가 있는 상황인데 상호간의 이해사항이 다르기 시작하면 울며 겨자먹기로 해줄 수 밖에 없는 경우가 존재한다.

 

이건 비단, 선적업무에만 해당되는 것이 아니다. 업무 관련 미팅을 진행하였다면, 해당 건에 대하여 Minute of Meeting (MOM)을 작성하여 이메일로 교신만 주고 받으면 된다. 해당 건에 대하여 나의 이해관계는 이러하다는 내용을 담아 보내면서, 혹시나 문제가 있거나 의견이 다르다면 회신을 달라는 언급을 해두면 된다. 나중의 혹시라도 발생할 상호간의 논쟁거리가 있다면 해당 건에 대한 이메일 Record를 전달하여 논리로 승부를 하는 것이다. (간혹 메일을 못받았다고 하는 사람도 있기에 아웃룩에서는 응답버튼, 그렇지 않다면 whatsapp 등 메신저로 한번 더 송부해둔다)

 

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다시 돌아와서, 똑같은 일이 주어져도 누군가는 그 6시간이 충분하고 누군가는 6시간이 부족하다. 그 이유는 스스로 논쟁거리를 줄여가는 연습을 하는 것이다.

 

물론! 귀찮다. 미팅하고 MOM 작성하는 것도 귀찮고, 상대와 대부분 합의 했는데 월초에 물량 정리를 하는 것도 나의 Man Hour가 들어가는 것이기에 하기 싫다. 하지만, 나중에 발생할 또는 1시간으로 끝날 것이 3시간씩 되지 않게 하기 위해서는 논의를 정리하여 교환하는 형태의 업무 습관을 반드시 가지면 반드시 도움이 되는 날이 찾아온다.

 

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