(현직 실무자가 알려주는) 업무 시작 전에 반드시 해야할 것 (Outlook Tree 구성)

 

필자가 무역업에 발을 들이면서 관련 입문자에 대한 도서를 찾아보았는데, 업을 10여년 정도 하면서 너무 격한 공감이 되는 내용이라서 공유한다.

 

실무에서 무역을 배움에 있어 가장 기본적으로 해야되는 것은 무엇일까?

FOB? CIF? 그런 것보다 중요한 것이 있다.

 

바로 당신이 사용하는 이메일의 카테고리 분류 구성이다. 무역업은 기본적으로 돈을 가지고 하는 거래이기떄문에, 일부 커뮤니케이션 오류라도 발생하면 즉시 비용 손실로 이어진다. 그래서 모든 분쟁이 생길 때마다 '미안, 잘못했어'로 끝날 수가 없는게 실제 현장이고 '그건 알겠고 누가 돈낼 건데?' 라는 문제가 자동으로 따라오게 되어있다.

​

예를 들면 이런 경우가 발생되는 것이다.

 

ex) 항구로 물품이 잘못 나간 순간부터 보관료가 발생한다

ex) 어떤 사유로 도착해서 제때 물건을 찾아가지 않으면 디머리지 비용이 발생한다

​

 

하여, 모든 과정에서 중요한 것은 무조건 '교신의 보관'이다. 해당 건이 있어야지 추후 시시비비를 가릴 수가 있고, 설령 교신 중간에 특정 이슈에 대해서 언급을 놓쳤다고 하더라도 어느단계까지 논의가 이루어졌는지 기억하기 위함이다. 그래서 무역 거래를 진행함에 있어서 굉장히 많은 양의 메일이 왔다갔다한다. (나 같은 경우에는 하루에 약 100~150통의 메일을 소화한다)

​

그 많은 교신들을 어떻게 보관하고 구분하는가에 따라서 업무 효율성이 큰 차이가 난다. 10여년 이 업을 하다보니 누구는 받은 메일함에 안 읽은 메일이 200여개 넘게 있어서 스스로도 정리가 안되는 사람이 있었으며, 누구는 폴더링을 확실하게 하여 이슈를 구분하여 기억하는 경우를 보았다. 이처럼 맨 처음 어떻게, 누구로부터 지도받는지에 따라서 업무 효율성 측면에서는 천지차이가 발생되었다.

 

반응형

 

나같은 경우에는 지역별/국가별/상세 (중요고객 or 교신이 많은 고객만) 카테고리로 분류하였다.

그외에 다른 부서와 협업하면서 진행하는 것에는 해당 부서의 큰 항목으로 기재해두었다. (ex, 생산/품질/원가/개발 등)

​

예시로 보면 아웃룩 Tree 구성은 이렇게 되어있다.

 

해외영업

- 러시아 / CIS

- 중동

- 아프리카

 

그리고 그 안에서는 국가별로 구분 (No를 같이 적어야 순서대로 나온다)

 

1. 우즈벡키스탄

2. 사우디아라비아

3. 남아프리카공화국

 

그리고 국가별로 중요하거나 교신이 많은 고객은 아래와 같이 세부로 분류하였다.

 

1. 주요이슈

2. 선적 관련

3. 오더 관련

4. PO (Purchase Order) / PI (Proforma Invoice)

5. 기타 이슈

​

처음 하는 실무자가 있다면, 초반 폴더링이 향후 업무의 효율성에 극대한 영향을 미친다는 것을 인지하고 업무에 임해야한다. 관련하여 아래와 같이 도서를 추천한다. (책 홍보랑 전혀 관계 없는 포스팅이다)

 

 

2024.08.07 - [무역 거래 실전] - 무역을 하기 위해 키워야 하는 능력 (feat 무역영어)

무역을 하기 위해 키워야 하는 능력 (feat 무역영어)